Архівний відділ

Баришівської райдержадміністрації

Київської області

a

Звіт

Підсумки роботи архіву за 2018 рік


Робота архівного сектору районної державної адміністрації була організована відповідно до плану розвитку архівної справи на 2018 рік, затвердженого в.о. голови Баришівської районної державної адміністрації від 21.11.2017 №208-01, на завершення проведення повного перевіряння наявності фондів та справ в архівосховищі та на виконання основних напрямків робіт:

1. Забезпечення збереженості та державний облік документів НАФ

Здійснено ремонт документів з паперовою основою на 549 арк., оправлено та підшито 164 справи, які було виявлено під час проведення перевіряння наявності та стану справ фондів, а також при виконнанні запитів громадян і установ.

Закартоновано 2161 справу постійного терміну зберігання 17 фондів.

Проведено перевіряння наявності та фізичного стану справ 6 фондів на 1242 од.зб.

2. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів НАФ

 В результаті проведення перевіряння наявності та фізичного стану документів складено описи 13 фондів на 2102 од.зб. ; удосконалено та перероблено описи 15 фондів на 2342 од.зб.

У 2018 році розпочато роботу по складанню електронних універсальних карток архівного фонду №1 "Баришівська районна рада". На 01.01.2019 складено 591 картку  48 од.зб.

3. Формування НАФ та експертиза цінності документів. Організація зберігання документів в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій

На постійне зберігання прийнято 1923 справи управлінської документації постійного зберігання 7 фондів та 8 частин фондів.

На ЕПК Державного архіву Київської області схвалено описи управлінської документації на 1756 од.зб.

Погоджено описи документів з кадрових питань  (особового складу) на 445 од. зб., 8 номенклатур справ.

На засідання ЕК архівного сектору схвалено 1 інструкцію з діловодства та 3  Положення про ЕК.

Для здійснення контролю за станом діловодства та архівної справи за звітний період проведено 5 комплексних перевірянь роботи служб діловодства та архівних підрозділів. Позапланом проведено тематичні огляди у 3 сільських радах. За результатами перевірок складені відповідні довідки.

З метою підвищення кваліфікації працівників діловодних, експертних та архівних служб за звітний період проведено навчання з особами, відповідальними за ведення діловодства та архівне зберігання у юридичних особах списку №1 на тему: "Вимоги щодо упорядкування документів юридичних осіб та порядок їх передавання до архівної установи". У навчанні взяло участь 38  осіб.

Взято участь у проведенні Баришівською районною державною адміністрацією навчання із секретарями сільських рад з питання "Щодо порядку передавання документів сільських рад у зв`язку з реорганізацією відповідно до ЗУ "Про добровільне об`єднання громад ". У навчанні взяло участь 27 осіб.

Взято участь у нараді з керівниками освітніх закладів Баришівського району з питання:" Основні вимоги щодо складання Номенклатури справ освітніх закладів". У нараді взяло участь 33 особи.

Проведена нарада з керівниками юридичних осіб списку №1 та №2 з питання "Стан упорядкування документів юридичних осіб списку №1 та №2 на 01.01.2018. Організація та вдосконалення роботи служб діловодства, архівних підрозділів та ЕК".

Підготовлено та подано 2 ініціативних листа.

4. Використання інформації документів Національного архівного фонду

В 2018 році надійшов 41 запит. Виконано 41 запит, з них тематичних - 41, у тому числі 29 - з почитивним результатом та 12 - з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документів. На особистому прийому розглянуто 30 звернень громадян.

З 15 травня по 24 травня 2018 року в районі експонувалась фотодокументальна виставка підготовлена ДАКО - "1917 -1921: український вимір", присвячена 100- річчю Української революції 1917-1921 років.

Підготовлено та розміщено на веб-сайті Баришівської районної державної адміністрації 2 онлайн виставки.

За 2018 рік оформлено 25 користувачів, яким видано для роботи в читальному залі 147 справ 14 архівних фондів.